ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং বনাম  খাতা কলম হিসাব

সমিতি পরিচালনার জন্য সঠিক হিসাব রাখা অত্যন্ত জরুরি। আমানত/সঞ্চয়/ঋণ/কিস্তি সংক্রান্ত দৈনিক তথ্য এবং সদস্যদের কাছ থেকে আদায়—সবই নথিভুক্ত করে রাখতে হয়।

এখনও অনেক সমিত কাগজে ব্যবহার করে তথ্য রেকর্ড করছে। সমস্যা হলো, সদস্যসংখ্যা বাড়লে । কার কাছে কী কী তথ্য আছে তা নজরে রাখা সবচেয়ে কঠিন হয়ে পড়ে। ফলে বহু সমিত ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার শুরু করেছে।

তাহলে খাতা কলম হিসাব এবং ডিজিটালের সঙ্গে অ্যাকাউন্টিং—আসল পার্থক্যটা কোথায়?

বিষয়ে যাওয়ার আগে,

আমি এটাকে আরও সহজভাবে ভেঙে বলি।

খাতা-কলম  অ্যাকাউন্টিং হলো পুরনো দিনের ক্লাসিক একটি পদ্ধতি। এই পদ্ধতিতে সদস্যদের তথ্যসহ খাতায় লেখা হয়।

অামানত, ঋণ এবং/অথবা কিস্তির জন্য প্রায়ই আলাদা আলাদা খাতা থাকে। একইভাবে, দৈনিক আদায় প্রক্রিয়া সম্পর্কেও রেকর্ড রাখতে হয়।

ছোট সমিতিতে এই পদ্ধতি শুরুতে সহজ মনে হতে পারে। তবে সদস্য ও লেনদেন বাড়ার সাথে কাজের চাপও বাড়ে।

খাতা–কলমের হিসাবের সমস্যা

•           হিসাব খুঁজে পেতে সময় লাগে
•           হাতে  করলে ভুল হতে পারে
•           রিপোর্ট তৈরি করা কঠিন
•          খাতা সংরক্ষণ করা প্রয়োজন

 

ডিজিটাল হিসাব কী ?

 সফটওয়্যারের মাধ্যমে  তথ্য পরিচালনা করা। এখানে সদস্য কালেকশনের তথ্য একটি সিস্টেমে রাখা যায়।

ফলে প্রয়োজনীয় তথ্য দ্রুত খুঁজে পাওয়া সম্ভব হয়।

পাশাপাশি বিভিন্ন হিসাব আরও গোছানোভাবে পরিচালনা করা যায়।

একটি  সমিতির প্রতিদিন এর অনেক কাজ সহজ করতে পারে।

ডিজিটাল হিসাবের সুবিধা

• সদস্যের তথ্য সহজে পাওয়া যায়
• জমা ও সঞ্চয়ের হিসাব সহজ হয়
• ঋণ ও কিস্তি  হিসাব সহজ
• সকল কালেকশন পরিচালনা

 

খাতা-কলম বনাম ডিজিটাল হিসাব

দুই পদ্ধতির মধ্যে মূল পার্থক্য হলো তথ্য ধারন এর

বিষয়                                                                      খাতা-কলম                                                ডিজিটাল

• সদস্যের তথ্য                                           খাতায় লিখতে হয়                                    সফটওয়্যারের   এ লেখা হয়
• সঞ্চয়ের হিসাব                                         হিসাব খুজতে সময় লাগে                        দ্রুত পাওয়া যায়
• জমার তথ্য
• ঋণের তথ্য                                               হাতে লিখতে হয়                                       আধুনিক ভাবে সংরক্ষন
• কিস্তির হিসাব                                           আলাদা খাতা দরকার                               এক পদ্ধতিতে রাখা যায়
• দৈনিক কালেকশন                                  খাতায় লিখতে হয়                                     আধুনিক ভাবে সংরক্ষন
• আয় ও ব্যয়ের হিসাব                               হাতে করতে হয় ও ভুল হয়                       অটো মেটিক ভাবে হয়
• বিভিন্ন রিপোর্ট                                          একাধিক খাতা দরকার                              এক সিস্টেম এ সব হাতের কাছে

 

 

 

আপনি কোন পদ্ধতি কখন ব্যবহার করবেন?

খুব ছোট কোনো সমিতিতে সদস্য ও লেনদেন কম থাকলে খাতা-কলমে হিসাব রাখা সম্ভব।

তবে সমিতি বড় হলে হিসাবের পরিমাণও বাড়ে। তখন তথ্য খোঁজা, সংরক্ষণ এবং রিপোর্ট তৈরিতে বেশি সময় প্রয়োজন হয়।

এই পরিস্থিতিতে একটি ডিজিটাল সমিতি  সফটওয়্যার এ কাজ করা খুব সহজ।

ডিজিটাল হিসাব ব্যবস্থাপনায় কী কী রাখা যায়?

একটি ভালো ডিজিটাল  সমিতির প্রয়োজনীতা বিভিন্ন তথ্য রাখা সম্ভব।

যেমন:

• সদস্যের তথ্য
• সঞ্চয়ী অ্যাকাউন্ট
• ডিপোজিট তথ্য
• ঋণের তথ্য
• কিস্তির অ্যাকাউন্ট
• দৈনিক সংগ্রহ
• আয় ও ব্যয়ের অ্যাকাউন্ট
• বিভিন্ন প্রতিবেদন

যখন এই তথ্যগুলো এই ধরনের নির্ধারিত একটি সিস্টেমের মধ্যে থাকে, তখন দৈনন্দিন শ্রম আরও পরিষ্কার হয়ে ওঠে।

 

Somity Keeper দিয়ে ডিজিটাল হিসাব

সমিতির হিসাব ব্যবস্থাপনা সহজ করার জন্য Somity Keeper একটি ডিজিটাল সমাধান।

এতে সদস্য ব্যবস্থাপনা, জমা, সঞ্চয়, ঋণ, কিস্তি ও প্রতিদিন এর কাজ পরিচালনা করা যায়। পাশাপাশি প্রয়োজনীয় হিসাব ও রিপোর্টও  খুব তারাতারি করা সম্ভব ।

ফলে সমিতির গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এক জায়গায়  রাখা যায়।

ডেমো: Somity Keeper ডেমো দেখুন

ফেসবুক পেজ: Somity Keeper Facebook

যোগাযোগ: +8801305486661

সফটওয়্যার অর্ডার: Somity Keeper অর্ডার করুন